Upravljanje vremenom ne znači samo obaviti što više zadataka u što kraćem vremenu, već pametno koristiti vrijeme. Ključ je u svjesnoj organizaciji vremena kojom možemo postići sve svoje ciljeve dok si istovremeno osiguramo dovoljno vremena i prostora za osobno zadovoljstvo i kvalitetno provođenje slobodnog vremena. Zapravo, kvalitetna organizacija vremena omogućava nam da budemo produktivni, ali da ne doživljavamo sindrome mini izgaranja. Kako postići pravi balans između profesionalnog uspjeha i osobne sreće upravo kroz kvalitetno upravljanje vremenom dobro zna psihologinja Jelena Ćubelić s kojom smo popričali na tu temu.
Imaš li savjet kako se što lakše vratiti u poslovnu rutinu i svakodnevne obaveze nakon duljih ili kraćih godišnjih odmora, ili kako se naprosto krenuti motivirati nakon što izađemo iz rutine?
Za početak, krenite polako i postepeno. Nemojte očekivati da ćete odmah uskočiti u isti ritam u kojem ste bili prije odmora. Dajte si vremena da se prilagodite. Organizirajte svoj prvi radni dan tako da obavite najvažnije zadatke, ali ostavite mjesta i za više kratkih pauza kako biste lakše premostili povratak. Također, vrlo važno je postaviti realna očekivanja i ciljeve za prvi tjedan povratka i uzeti u obzir da niste u mentalnoj kondiciji odmah se zatrpati poslom. Najproduktivnije je ići korak po korak, dobro i realno isplanirati radne zadatke i pripremiti se za tjedne koji dolaze. Umjerena tjelovježba, raznolika i uravnotežena prehrana, dovoljno sna i unos dovoljne količine tekućine u organizam saveznici su koji vam mogu olakšati povratak obavezama i vratiti energiju i motivaciju.
Vječito pitanje je kako što bolje i kvalitetnije organizirati svoje vrijeme te kako se tog plana zaista držati?
Ključ kvalitetne organizacije vremena leži u postavljanju jasnih prioriteta koje si možemo negdje zapisati i podsjećati se na njih kad god se pogubimo u obavezama i svakodnevnim aktivnostima. Preporučujem započeti dan s listom zadataka rangiranih prema važnosti i hitnosti. Pokušajte zapisati maksimalno 3 do 5 glavnih (fiksnih) obaveza koje trebate obaviti u danu, a sve ostalo neka bude bonus. Fokusirajte se prvo na najvažnije zadatke, a manje važne obavite kasnije. Tehnike poput Eisenhowerove matrice mogu vam pomoći u određivanju prioriteta. Važno je biti fleksibilan – ako nešto ne uspijete završiti, nemojte se demotivirati. Redovito pratite svoj napredak i prilagođavajte planove kako biste ostali na pravom putu. Važno je i planiranje vremena za odmor kako biste izbjegli iscrpljenost.
Pogledajte ovu objavu na Instagramu.
Događa se i da realno možemo napraviti manje nego što smo si zadali. Je li to loše planiranje vremena ili kriva procjena vlastitih kapaciteta?
Dobra organizacija vremena nije samo popisivanje zadataka i obaveza u kalendar i vrijeme koje imamo u danu. Možemo osmisliti najbolji i najambiciozniji plan, ali ako nam nedostaje energije, teško ćemo ostvariti sve što smo zamislili. Ovdje dolazi do izražaja činjenica da često precjenjujemo svoju energiju, a to ne znači nužno da smo loše planirali. Razmislite i osvijestite u kojem dijelu dana je vaša energija na najvišem nivou, kada ste najproduktivniji i te sate iskoristite mudro, a dio dana kada je vaša energija snižena iskoristite za usporavanje i odmor. Ako primijetite da često ne uspijevate dovršiti planirano, možda je vrijeme da razmislite o postavljanju realnijih ciljeva. Bolje je obaviti manje zadataka, ali ih završiti kvalitetno nego pokušati previše i na kraju biti nezadovoljan. Svaka situacija može biti prilika za učenje i prilagodbu, što će vam pomoći da ubuduće bolje procijenite što možete realno postići u određenom vremenskom okviru.
Je li bolje započeti s težim zadacima ili radije s rutinskim i manje zahtjevnim zadacima?
Iako je često preporuka da se od samog jutra posvetimo težim i zahtjevnijim zadacima, kada smo još svježi i puni energije, izbor pristupa zapravo ovisi o vašem individualnom stilu rada i preferencijama. Za neke ljude, započinjanje dana s najtežim zadacima može biti izuzetno korisno jer im to daje osjećaj postignuća i olakšava ostatak dana, stvarajući dojam da su već savladali najveći izazov. I ja pripadam toj skupini. S druge strane, neki ljudi preferiraju postepeno uvođenje u radni ritam, započinjući s lakšim zadacima kako bi se postepeno zagrijali, dobili zamah i stvorili potrebnu motivaciju za kasnije, zahtjevnije zadatke. Radi se o individualnim razlikama, i ako niste sigurni koji pristup vam više odgovara, preporučujem da isprobate oba. Možete jedan tjedan započinjati s težim zadacima, a drugi s lakšim i promatrati kako to utječe na vašu produktivnost i razinu motivacije. Na kraju, najvažnije je da pronađete ritam koji vam omogućava da se osjećate motivirano i produktivno bez obzira na redoslijed kojim pristupate obavezama.
Koliko trebamo imati široko, a koliko lasersko vidno polje za obavljanje nekog zadatka? Što kada nas neočekivane prepreke odvedu od postavljenih ciljeva?
Ovo definitivno ovisi o prirodi zadatka kojeg obavljate. Ako radite na složenom projektu, možda je korisno zadržati široku perspektivu kako biste obuhvatili sve aspekte i povezali ih u cjelinu. Međutim, za zadatke koji zahtijevaju preciznost i koncentraciju, bolje je fokusirati se na jedan aspekt i raditi na njemu bez ometanja. Kad vas neočekivane prepreke odvuku od cilja, važno je zadržati fleksibilnost.
Postavite se u ulogu „problem-solvera“ te se prilagodite situaciji, ali nikako ne gubite iz vida krajnji cilj.
Kako se boriti sa distrakcijama na mikrorazini?
Distrakcije su jedan od najvećih izazova u produktivnosti. Prije svega, pokušajte identificirati svoje najčešće distrakcije, osvijestite ih i eliminirajte ih prije nego započnete raditi. Primjerice, mobitel je najveća distrakcija većini ljudi i preporuka je da dok obavljate neku aktivnost, pogotovo kognitivno zahtjevu aktivnost (učenje, čitanje…) mobitel ostavite u drugoj prostoriji, isključite obavijesti na telefonu ili potpuno isključite uređaj. Jednom kada pogledamo na mobitel dok obavljamo nešto kognitivno zahtjevno, trebat će nam oko 20 minuta da vratimo fokus i koncentraciju na ono što radimo. Ono što je još važno jest pobrinuti se da je okolina u kojoj radimo bez previše vidnih i zvučnih distraktora što bi značilo da prostor u kojem radimo treba biti uredan i po mogućnosti sa što manje distraktora i da uvijek imamo na umu da radimo jedan po jedan zadatak, ne prebacujemo se na ostale aktivnosti dok ne završimo ono na čemu trenutno radimo. Također, postavite jasne granice za ljude oko vas kako biste minimizirali prekide.
Možemo li reći da je upravljanje stresom isto što i upravljanje vremenom?
Upravljanje stresom i upravljanje vremenom su usko povezani, ali nisu isto. Dobro upravljanje vremenom može smanjiti stres jer imate jasniji plan i osjećate se organiziranije. Međutim, stres može biti uzrokovan i drugim faktorima koji nisu povezani s vremenom kao što su međuljudski odnosi ili nepredviđeni problemi. Također, efikasni načini i tehnike upravljanja stresom mogu vam pomoći da ostanete smireni i kada ste pod vremenskim stiskom i rokovima tako da možemo reći da se vještine upravljanja stresom i vještine upravljanja vremenom međusobno nadopunjuju i da je vrlo korisno razvijati obje ove vještine.
Trebamo li osim dnevnih postavljati i tjedne ili mjesečne planove za rutine? Te je li bolje napraviti radni plan večer prije ili na taj dan?
Kombinacija dnevnih, tjednih i mjesečnih planova može značajno doprinijeti boljoj organizaciji i ostvarivanju zacrtanih ciljeva. Mjesečni planovi pružaju širu perspektivu omogućavajući vam da postavite dugoročne ciljeve i pratite napredak u većim projektima. Tjedni planovi su idealni za srednjoročno planiranje gdje možete detaljnije rasporediti zadatke i prilagoditi ih svojoj trenutnoj situaciji. Dnevni planovi, s druge strane, omogućavaju fokus na specifične zadatke koji su prioritet tog dana pomažući vam da ostanete usredotočeni na kratkoročne ciljeve. Radni plan je svakako bolje napraviti dan ili večer prije kako bismo na taj dan ujutro već znali na čemu radimo i kako bismo smanjili šanse da nešto zaboravimo. Kombinacija planiranja na više razina i u različitim vremenskim okvirima može vam pomoći da ostanete na pravom putu i postignete ravnotežu između dugoročnih ciljeva i svakodnevnih obaveza.
Možeš li prokomentirati razne tehnike koje se primjenjuju za efikasno upravljanje vremenom, poput Eisenhowerove matrice, ABC pravila, Parkinsonovog zakona, Pareto principa, Deep Work tehnike? I koju je po tvom mišljenju najbolje primijeniti za koju situaciju?
Svaka od tih tehnika za upravljanje vremenom ima svoje specifične prednosti i može biti korisna u različitim situacijama. Ne trebamo biti rob tehnika i pokušavati naučiti i koristiti sve tehnike nego izabrati onu koja rezonira najviše s nama i krenemo ju koristiti. Eisenhowerova matrica je odlična za svakodnevnu organizaciju i određivanje prioriteta kada se suočavate s velikim brojem zadataka i teško vam je odlučiti odakle krenuti. ABC pravilo pomaže kada imate dug popis zadataka i trebate jasno postaviti prioritete. Parkinsonov zakon je koristan kada trebate poboljšati svoju produktivnost i izbjegavati odugovlačenje. Pareto princip je najbolji za optimizaciju vašeg rada i fokusiranje na aktivnosti koje donose najveći rezultat. Deep Work tehnika je idealna za složene i kreativne zadatke koji zahtijevaju intenzivnu koncentraciju. O svakoj od ovih tehnika bi se moglo pisati jako puno u što ovdje neću ulaziti, ali predlažem da izaberete onu za koju mislite da bi vam mogla biti od pomoći i istražite o njoj prije implementacije u svoj život.
Pomodoro tehnika stavlja naglasak na kvalitetno razdoblje odmora, jednako kao i na samo obavljanje zadataka. Koliko je pauze kvantitativno dobro uvesti i je li bolje koristiti kraće i češće pauze ili rjeđe i dulje?
U Pomodoro tehnici, preporučuje se rad u intervalima od 25 minuta s kratkim pauzama od 5 minuta između njih. Nakon četiri takva intervala, uzima se duža pauza od 15-30 minuta. Kraće i češće pauze pomažu u održavanju fokusa i sprječavanju mentalnog umora dok rjeđe i dulje pauze omogućuju dublje opuštanje i obnovu energije. Najbolje je prilagoditi duljinu intervala rada i duljinu pauza ovisno o vrsti zadatka i osobnim preferencijama kako biste postigli optimalnu produktivnost i zadovoljstvo. Pomodoro tehnika je fleksibilna i može se prilagoditi vašim potrebama. Ako možete dulje zadržati fokus, produženi intervali rada od 45 minuta ili sat vremena uz duže pauze mogu vam omogućiti veću produktivnost i kvalitetnije obavljanje zadataka.
Koje je tvoje mišljenje što se tiče pomoći tehnologije za bolju organizaciju vremena – da ili ne?
Tehnologija može biti izuzetno korisna za organizaciju vremena ako je pravilno korištena, ali može biti i distrakcija. Ako koristite tehnologiju promišljeno, pametno i u skladu s vašim ciljevima, može vam zaista pomoći u postizanju bolje organizacije i veće produktivnosti. Danas postoje aplikacije, planeri i alati koje zaista pomažu u organizaciji vremena i motiviraju vas da obavljate zadatke koje ste si zadali. Moj savjet je da pokušate s nekom od aplikacija (primjerice Me+ ili obični Google kalendar) i procijenite koliko će vam biti od pomoći. Ako vam ne bude odgovaralo, uvijek se možete vratiti na ‘old school’ bilježnice i papirnate planere.
Kako povratiti ravnotežu između rada i privatnog života ako je ona narušena – imaš li neke brzinske ili SOS savjete?
U današnjem ubrzanom i dinamičnom stilu života kakvog živi većina ljudi ovo je jedno od glavnih pitanja. Povratak ravnoteže između rada i privatnog života može biti vrlo izazovan i ne postoji univerzalan recept već je formula individualna za svakog od nas. Neki mali koraci s kojima možete krenuti na putu povratka ravnoteže su definiranje početka i kraja radnog vremena (ukoliko je to moguće). Barem u prvoj fazi nakon narušene ravnoteže jer je vrlo važno imati dio dana u kojem ne morate razmišljati o poslu. Uključite redovite i česte pauze i slobodno vrijeme u svoj raspored. Budite jasni u vezi s time što možete i što ne možete preuzeti. Ne bojte se odbiti dodatne obaveze koje vam mogu dodatno opteretiti. Uključite kratku tjelovježbu, hodanje ili istezanje u svoj dan kako biste poboljšali fizičko i mentalno zdravlje. Onemogućite obavijesti, mailove i aplikacije tijekom slobodnog vremena. Posvetite se aktivnostima koje vas opuštaju i ispunjavaju i budite prisutni u trenutku. Povremeno procijenite kako balansirate između posla i privatnog života. Ako primijetite da se ponovo povlači neravnoteža, prilagodite svoj raspored ili strategije. Ovi mali, jednostavni koraci mogu dugoročno dovesti do velikih promjena i povratka ravnoteže između rada i privatnog života.
Moglo bi vas zanimati i: 4 namirnice koje mogu biti okidač za anksioznost
Razgovarala: Petra Šafranko
Foto: Unsplash