Peti dio: Promjena – majstori organizacije

Organizacija. Vječna tema u kojoj tražimo odgovor na pitanje – kako ću sve stići kada dan ima samo 24h? Ili druga verzija komentara ide u smjeru – ne volim praviti raspored, stvara mi pritisak, više se vodim spontanim. Iako se dobra organizacija čini kao mukotrpan proces, postoje načini kako si sve skupa možemo pojednostaviti. Česta je zabluda da ako smo nešto zapisali ne smijemo raditi prilagodbe ili nema smisla pisati ako se već ne držimo plana. Psihologice Sandra i Dajana iz Mentalnog treninga donose nam četvrti dio teksta o promjenama.

Međutim, raspored uglavnom sami krojimo i ono što u procesu stvaranja zaboravljamo je da raspored treba služiti nama, našim potrebama i željama, a ne obrnuto. Slijedi nekoliko koraka do bolje organizacije:

1. Definirajte ciljeve i aktivnosti kojima planirate ispuniti dan/tjedan

Pod aktivnosti mislimo na one karijerne (poslovni ili školski zadatci), kućanske (čišćenje, kuhanje, kupovanje namirnica i sl.), obiteljske/socijalne (druženja, proslave i sl.), zdravstvene (tjelesna aktivnost, mentalni trening), odmor (aktivan – planinarenja, šetnje; pasivan – netflix, društvene mreže) te hobiji i aktivnosti za osobni rast i razvoj (putovanja, čitanje, pisanje, crtanje, online edukacije, glazba i sl.).

Važni zadatci su stvari koje doprinose postizanju naših dugoročnih ciljeva, u skladu su s našom misijom i vrijednostima. – Brett McKay

2. Odaberite prioritete s obzirom na važnost i hitnost 

Jednostavne stvari često daju osjećaj hitnosti, pa nam zbog toga odvraćaju pažnju s uistinu važnih zadataka. Posljedica toga je često smanjena produktivnost tijekom dana. Prema modelu Eisenhowerove matrice radne zadatke trebamo razvrstati u tablicu prema važnosti i hitnosti. Obavezno uključite zadatke povezane s privatnim i poslovnim dijelom života kako vam se konačno ne bi dogodilo zanemarivanje određenog. Isto tako se pokušajte ograničiti na 8 radnih zadataka po svakom kvadrantu.

3. Postavite dnevne ciljeve koji su u skladu s vašim pametnim ciljevima
   

Za aktivnosti postavite ciljeve na razini dana, tjedna i mjeseca izraženo u satima, odnosno količini provedenog vremena za tu aktivnost kako biste stigli većinu koju ste planirali do određenog datuma. Uskladite ih sa svojim pametnim ciljevima koje ste si postavili čitajući prethodni članak. Obavezno provjerite realnost s obzirom na vrijeme koje imate na raspolaganju uz sve obaveze i mogućnost da nešto „iskrsne“ što nije pod vašom kontrolom. I da, odmor je isto visokopozicioniran na listi prioriteta pogotovo ako želite izbjeći sagorijevanje.

Prijašnje tekstove o promjenama možete pročitati ovdje.

4. Kreirajte primjer dana/ tjedna 

Nakon što ste zapisali svoja „moranja“, interese i želje krenite s kreiranjem primjera jednog dana koji obuhvaća sve pa i vrijeme ustajanja, kada su obroci i koliko vam je potrebno za pripremu, kada odmarate (videoigrice, netflix ili nešto treće), kada učite i kada idete leći. Kada ste zadovoljni svojim primjerom dana napravite tjedni raspored kojeg ćete prilagoditi s obzirom na zadane ciljeve. Zapišite ga u aplikaciju na mobitelu, npr. google kalendar koji je za razliku od rokovnika gotovo uvijek dostupan.

5. Provjerite fleksibilnost
   

Između aktivnosti i za svaku aktivnost ostavite malo „zraka“ od 15-tak minuta kako biste zadržali određenu mjeru fleksibilnosti. Isto tako, nemojte zaboraviti kako postoje određene stvari koje su van vaše kontrole i koje će direktno narušiti vaš raspored. Kao što je prije spomenuto, težimo tome da ciljevi budu realno postavljeni. Ne živimo u izolaciji niti smo roboti, stoga je normalno da ponekad ne ide sve prema planu.

6. Praćenje, evaluacija, prilagodba
   

Raspored možete zapisati nedjeljom za cijeli tjedan i tijekom tjedan ga prilagoditi po potrebi, a ključne datume koje znate unaprijed zapišite odmah. Na kraju dana ocijenite ukupni angažman za sve aktivnosti – drugim riječima ocijenite trud kojeg ste uložili u sve aktivnosti unatoč mogućim vanjskim ometajućim faktorima (obitelj, iskrsnuli hitni zadatci na poslu,..) koji su potencijalno narušili vašu izvedbu. Radite prilagodbe u budućim rasporedima dok ne pronađete ono što vam doista odgovara. Primjerice, nakon što ste već treći put za redom bili preumorni za trening navečer, probajte ga staviti u ranijim satima, možda je upravo ta promjena ključ za vašu redovnu tjelovježbu.

Imajte na umu da je i ovo proces koji zahtijeva određenu količinu truda. Na putu vam se mogu dogoditi brojne pogreške – možda se pretrpate, nešto zaboravite ili stavite u krivo vrijeme. Zato je važno da u početku radite tjedne evaluacije i prilagodbe koji će povećati vjerojatnost da ćete na kraju biti uspješniji u kreiranju rasporeda baš za sebe. Kreiranje rasporeda ne treba stvarati pritisak već značajno olakšanje. S dobrim planiranjem otvarate mogućnost da živite više u sadašnjem trenutku i ne držite nepotrebno velik broj informacija u glavi vezane uz obaveze koje slijede. Jednostavne odrađujete aktivnost po aktivnost s punim fokusom.

Moglo bi vas zanimati: Koje su najčešće greške koje radimo dok planinarimo (od kojih sam neke i sama napravila!)

Tekst: Dajana Čopec, mag. psych. i Sandra Župarić, mag. psych